8 grunner til å ikke velge Excel som vedlikeholdssystem

Både små og store produksjonsbedrifter må planlegge og gjennomføre regelmessig vedlikehold. For mindre bedrifter starter dette ofte med et enkelt oppsett i Excel, gjerne med en fil der man manuelt oppdaterer celler eller setter opp varsler når en maskin nærmer seg vedlikeholdsintervallet.

Ambisjonen er god, men hvordan fungerer det egentlig i praksis? I denne artikkelen ser vi nærmere på 8 risikoer ved å velge Excel som vedlikeholdssystem.

Risiko 1: Oppstart

Mange velger Excel fordi det virker som en rask og enkel løsning. Ofte er Excel allerede tilgjengelig, de fleste har brukt det før, og forventingene er at det vil gå raskt å komme i gang. 

Men i praksis krever det både tid og kunnskap for å bygge et fungerende system for vedlikehold, også for mindre produksjonsbedrifter. Du må manuelt: 

Excel har ingen ferdige maler eller funksjoner for vedlikehold, som gjør oppstarten både tidkrevende og sårbar for feil.

Risiko 2: Datagrunnlag

Vedlikeholdsarbeid består av flere ulike faktorer som må med i beregningen, blant annet:

Excel kan ikke håndtere alt dette, som f.eks. planlagt og korrigerende vedlikehold, i samme fil. Det betyr at man må ha flere Excel-filer, som i praksis fører til parallelle utstyrsregistre med ulik informasjon, uten full oversikt samlet på ett sted.

Les også: Korrigerende, planlagt, tilstandsbasert eller prediktivt vedlikehold? Slik velger du riktig vedlikeholdsstrategi

Risiko 3: Struktur

Som et direkte resultat av at ulike typer vedlikeholdsarbeid og anleggsregister ligger lagret i ulike filer, må det oppdateres manuelt alle steder. Dette er tidkrevende, og i en travel hverdag blir fort noe oversett.

Over tid fører det ofte til at man er usikker på om alle filer er oppdatert, og kan i verste fall resultere i at man bruker inkonsistente data som beslutningsgrunnlag.

Risiko 4: Sårbarhet

De fleste Excel-baserte løsninger blir bygget over tid av enkeltpersoner, og i mange tilfeller ligger siste versjon lagret på en lokal PC. 

Når kun én eller noen få personer vet hvor siste versjon av filene ligger, har tilgang til dem og kjenner til hvordan de er strukturert, er det vanskelig for andre å bidra. Hvis noen slutter i jobben eller PC-en blir ødelagt kan viktig kunnskap og informasjon forsvinne.

I tillegg kan det være utfordringer når flere jobber i samme fil, uten tilgang til en revisjonslogg. Det gjør at flere versjoner kan være i omløp, og det er usikkert hva som faktisk er siste versjon.

Risiko 5: Planlegging

God planlegging av vedlikeholdsarbeidet forutsetter at du raskt kan få oversikt over: 

Når informasjonen er spredt utover flere Excel-ark, og ikke presenteres samlet, er det vanskelig å få en tydelig oversikt aktive arbeidsordre, prioritere riktig og fordele oppgaver basert på tilgjengelige ressurser. Det gjør at vedlikeholdet i større grad blir reaktivt i stedet for planlagt.

Risiko 6: Oppfølging

Vedlikeholdsarbeid krever kontinuerlig oppfølging. Du må vite:

Excel kan ikke gi automatiske varslinger om slike ting uten omfattende tilpasning. I praksis betyr det at man er avhengig av at de ansatte har oversikten. Dette kan føre til at viktige oppgaver blir oversett, øke risiko for feil og i verste fall føre til unødvendig nedetid.

Risiko 7: Praktisk bruk

Vedlikehold gjøres sjelden bak en skrivebordsskjerm. Teknikere og operatører trenger tilgang til riktig informasjon der jobben utføres. 

Excel er i utgangspunktet ikke laget for dette. Store regneark er vanskelige å bruke på mobil, og det er tungvint å navigere seg frem til riktig informasjon. Dokumentasjon, tegninger og instruksjoner er heller ikke lett tilgjengelig. Manglende brukervennlighet kan føre til at registreringer gjøres feil, eller ikke i det hele tatt.

Risiko 8: Innsikt

En av de største begrensningene med å bruke Excel som vedlikeholdssystem er mangelen på innsikt. Man kan samle inn data, men uten gode verktøy for analyse og oppfølging er det vanskelig å finne forbedringsområder og ta datadrevne beslutninger.

Samtidig blir det vanskelig å jobbe med mer avanserte vedlikeholdsstrategier, som tilstandsbasert og prediktivt vedlikehold. Disse metodene er avhengig av kontinuerlig datainnsamling, analyse og automatisering, noe Excel i liten grad støtter på en effektiv måte. 

Resultatet er at vedlikeholdsarbeidet forblir reaktivt eller kalenderstyrt, i stedet for datadrevet.

Se forskjellen i praksis:

I dette webinaret får du se hvordan Dynamica Ropes forbedret vedlikeholdsarbeidet ved å gå fra manuelt vedlikehold i Excel til Idus vedlikeholdssystem. Webinaret er på dansk.

Idus er et moderne vedlikeholdssystem (CMMS), som samler alt på ett sted og gir deg:

I Idus er disse funksjonene allerede på plass, slik at du slipper å bygge løsningen selv i Excel. Resultatet er bedre oversikt, mindre manuelt arbeid og mer datadrevet vedlikehold.